Trabajo Colaborativo en la Red

María Segura Segura

Trello vs Asana ¿Cuál es mejor?

Tiempo de lectura: 5 minutos.

Como diría el poeta Virgilio: «Tempus fugit». A la hora de trabajar, la organización del tiempo siempre ha jugado un papel clave. Es por ello que hoy en día existen multitud de herramientas que nos ayudan a gestionar las tareas y sacarle el máximo partido a nuestro tiempo.

Unas de las aplicaciones de gestión de proyectos más conocidas del mundo son Trello y Asana. En el siguiente post os contaré en qué consisten cada una y las ventajas y desventajas de ambas herramientas. Espero que pueda ayudaros a decidir!

TRELLO.

Trello es una aplicación que se basa en la metodología Kanban y sirve para gestionar tareas permitiendo organizar el trabajo en grupo de forma colaborativa. Las tareas son reemplazadas por «tarjetas» y los proyectos por «tableros».

Sigue una estructura de tableros y tarjetas en los que basta con listar todas las tareas que componen un proyecto e ir coloncándolas en columnas según su estado: To Do, Doing y Done. Cada tablero tiene listas (dispuestas en columnas verticales) y dentro de ellas se pueden ir poniendo tarjetas, las cuales puedes ir arrastrando de una lista a otra, según como vaya avanzando la tarea (si está en el inicio, en proceso, completado…).  A su vez, dentro de cada tarjeta puedes incluir más información, subtareas, adjuntar archivos, comentarios, etiquetas de color según su prioridad, etc.

VENTAJAS.

  • Interfaz muy intuitiva y visual. Es muy fácil de manejar y de entender desde el primer momento que se utiliza.
  • La versión gratuita es muy útil y dispone de las funciones necesarias para un uso amplio de la misma.
  • El sistema de notificaciones permite saber cuando se hacen cambios en los tableros que se quiera. Estas notificaciones también pueden recibirse por correo electrónico.
  • Las tareas tienen un sistema de señalización por colores para notificar su prioridad, importancia…
  • Existe la opción de publicar tableros privados o públicos y compartirlos con quien se quiera. Se pueden asignar tareas a cada uno de los integrantes a través de tarjeta individual.

DESVENTAJAS.

  • La aplicación es demasiado simple para los proyectos con una complejidad de media a elevada.
  • Es caro cuando los equipos de trabajo son grandes y la versión gratuita no es suficiente.
  • La organización en tableros cuando el equipo y los proyectos aumentan no es muy adecuada, ya que se pierde bastante tiempo en buscar el tablero correspondiente, asignar la tarea donde toque…
  • No es posible crear subtareas con el mismo nivel de detalle que las tareas principales.

 

ASANA

Asana es una herramienta de gestión de proyectos que permite la comunicación entre los miembros del equipo y hace muy sencilla la coordinación de tareas, sabiendo en todo momento el estado del proyecto.

Tiene una interfaz bastante dinámica y ofrece las opciones de equipo habituales en este tipo de aplicaciones, pero le da un giro más social con la posibilidad de añadir Likes, mencionar a otros usuarios en los comentarios o destacar mensajes.

Anécdota de Asana: Fue fundada por Dustin Moskovitz y Justin Rosenstein después de haberse retirado de Facebook en 2008. Con el paso del tiempo, descubrieron que ambos eran adeptos al yoga y a la meditación (“Asana” significa “pausa” en sánscrito). Once años más tarde, la empresa entera así como el producto llevan el mismo nombre.

VENTAJAS:

  • Está sincronizado con Gmail y Outlook.
  • Permite identificar a las personas correctas inmediatamente (responsables y miembros del equipo).
  • Permite tener una comunicación clara.
  • Su cobertura funcional en la versión gratuita es una de las más generosas del mercado.

DESVENTAJAS:

  • No cubre la función de mensajería instantánea, aunque las integraciones con Slack, Google Hangoouts Chat y Microsoft Teams han sido bien concebidas.
  • No se adapta muy bien a proyectos complejos que impliquen presupuestos, cálculo de costes, etc.

 

CONCLUSIÓN: ¿CUÁL DE LAS DOS HERRAMIENTAS ES MEJOR?

Ambas herramientas de gestión de proyectos son muy populares en empresas. Google, National Geographic, BritishRedCross o RedHat, trabajan con Trello. Mientras que Deloitte, NASA, The New York Times o Vodafone emplean Asana.

Tanto una como la otra son eficaces y cumplen con las funciones necesarias para la colaboración en equipo. Son aplicaciones muy útiles en pymes, start-ups, freelance y departamentos de grandes empresas. El punto negativo común en ambas herramientas es que ninguna de las dos permite gestionar proyectos más complejos.

Para la gestión de pequeños proyectos, Trello es la herramienta perfecta. Pero la cobertura funcional de su versión gratuita se queda corta enseguida y obliga a los usuarios a pasar rápidamente a la versión premium. Y teniendo en cuenta que por un precio similar, la versión premium de Asana ofrece muchas más funcionalidades, llegados a este punto quizás tenga una mejor relación calidad-precio Asana.

 

Herramienta colaborativa: Videoconferencia Online

Tiempo de lectura: 2 minutos.

¿Qué es?

La videoconferencia es un sistema de comunicación donde el usuario puede conectarse de forma oral y visual con otras personas, independientemente de lo lejos que los otros usuarios estén. La tecnología es apta tanto para fines personales como de negocios.

 

¿Por qué debería usarla?

Las videoconferencias evitan a las empresas desplazamientos, costes innecesarios y/o búsqueda de espacios. Este tipo de herramientas no tienen los hándicap de las reuniones presenciales sino todo lo contrario, sobre todo en lo que respecta a las grandes multinacionales con sedes alrededor del mundo.

Además, aporta flexibilidad a las empresas, ya que evita a las empresas y trabajadores tener que viajar como lo hacían antes, y los costes que ello conllevaba. Permite organizar reuniones diaria o semanalmente de manera fácil y cómoda.

 

¿Cuáles son las ventajas de esta herramienta?

  • Facilita la comunicación entre personas e instituciones distantes.
  • Obtención de informes, recursos, etc. en tiempo real.
  • Ver las reacciones de los interlocutores.
  • Comunicación cercana.
  • Instalación fácil e intuitiva.

 

¿Cuáles son los inconvenientes?

  • Necesario una buena conexión a Internet.
  • Posibles fallos en la calidad de imagen y sonido.
  • Abusar de esta herramienta en situaciones donde sería preferible la comunicación en persona.

 

5 ejemplos:

Del «Uno para todos y todos para uno!» al…

…“Todos interconectados con todos!”

Hola gente! Este es mi blog de la asignatura Trabajo Colaborativo en la Red, optativa de 4º del Grado de Administración y Dirección de Empresas.

Durante los próximos meses iré publicando los trabajos que vaya realizando de la asignatura así como noticias e información sobre el mundo del trabajo en equipo a partir de herramientas de colaboración en la red.

Espero que os parezca interesante!